Určení kontaktní osoby dle AML zákona. A její oznámení.
Realitní zprostředkovatelé mají ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“ ;
AML = „ Anti Money Laundering “), celou řadu povinností. Určení kontaktní osoby je jednou z nich. Její splnění není nijak náročné. V rámci textu si ukážeme odpovědi na nejčastější otázky. A zkusíme vám předat návod tak srozumitelně, aby pro vás splnění této povinnosti bylo snadné.
Tento článek navazuje na zveřejněnou aktualitu Finančního analytického úřadu (dále jen „FAÚ“), který na svých stránkách 10. 2. 2023 zveřejnil aktualitu s názvem: „Upozornění na povinnost určit kontaktní osobu“. FAÚ je úřad, který dohlíží na plnění povinností vyplývajících z AML zákona.
Dále navazuje na situaci, kdy stát všem podnikajícím fyzickým osobám zřídí do konce 1. čtvrtletí roku 2023 datovou schránku.
Protože je datová schránka pro mnoho realitních zprostředkovatelů novinkou, tak článek obsahuje konkrétní návod, jak datovou zprávu s oznámením o určení kontaktní osoby odeslat.
Co je to určení kontaktní osoby?
Realitní zprostředkovatel, který je povinnou osobou podle AML zákona, určí konkrétního zaměstnance nebo člena statutárního orgánu, který je zodpovědný za komunikaci s Finančním analytickým úřadem. Zkrátka určíte konkrétní osobu, která je za oblast AML odpovědná.
Pokud jako kontaktní osobu neurčíte člena statutárního orgánu společnosti (jednatel, člen představenstva, člen správní rady), tak doporučuji určit zaměstnance, který má možnost být v kontaktu se členem statutárního orgánu.
Kdo musí určit kontaktní osobu?
Právnická osoba, která je realitním zprostředkovatelem. Vždy.
U fyzických osob podnikajících záleží na tom, zda pracují na své jméno a odpovědnost.
Jednání na vlastní jméno a odpovědnost znamená, zda jsou vaše IČ, sídlo a název uvedené na smlouvě o realitním zprostředkování (případně jinak pojmenované smlouvě), případně na rezervační smlouvě (eventuálně jinak pojmenované smlouvě).
Pokud jednáte na základě plné moci jménem realitní kanceláře (s.r.o., a.s., či jiné fyzické osoby podnikající), tak jednáte jejím jménem a na její odpovědnost.
Komu musím doručit oznámení o určení kontaktní osoby?
Finančnímu analytickému úřadu.
Jak oznámit kontaktní osobu?
Doporučujeme využít vzorový formulář pro „Oznámení o určení/změně kontaktní osoby“, který najdete na stránkách FAÚ https://www.financnianalytickyurad.cz/kontaktni-osoby.
Je zásadní, aby Oznámení o určení kontaktní osoby obsahovalo všechny povinné informace. Věnujte, prosím, pozornost kontrole, že jste uvedli všechny údaje. A že jste všechny údaje uvedli správně.
Oznámení o určení kontaktní osoby můžete FAÚ doručit 2 způsoby:
1. Datovou schránkou
Do datové schránky egi8zyh odešlete zprávu. Můžete si text připravit ve wordu (nebo jiném textovém editoru). Můžete z něj vytvořit pdf. Jeden ze souborů přiložíte k odesílané datové zprávě.
Případně je možné informace vepsat přímo do textu datové zprávy.
Určení kontaktní osoby musí obsahovat tyto informace:
– název povinné osoby, IČO, adresa
– typ povinné osoby (jako realitní zprostředkovatel uvedete: dle § 2 odst. 1 písm. d) AML zákona)
– u kontaktní osoby, resp. zástupce kontaktní osoby: jméno, příjmení, pracovní zařazení (pozice) nebo funkce ve statutárním orgánu, e-mailová adresa, telefonní číslo, případně fax
– v případě oznámení změn den, od kterého změny nastaly a informace o tom, kterých údajů se změny týkají.
V datové schránce pak zvolíte následující postup:
Napsat zprávu -> do vyhledávacího okna zadáte ID schránky egi8zyh -> vyberete Finanční analytický úřad (tím se z kroku 1 dostanete na krok 2) -> vyplníte Předmět „Oznámení o určení kontaktní osoby“ -> „Pokračovat“ (tím se dostanete na krok 3) a tady už máte na výběr:
a) kliknete do pole „Textová zpráva“ a oznámení tam napíšete/vložíte jako text.
b) v sekci přílohy vložíte soubor (můžete vložit textový soubor nebo pdf)
Pokud odešlete oznámení z datové schránky, nemusíte si lámat hlavu s podepisováním listin. Tím, že odešlete datovou zprávu z datové schránky, bude FAÚ považovat oznámení za podepsané.
2. Dopisem
Pokud ještě nemáte zřízenou nebo aktivovanou datovou schránku, můžete Oznámení o určení/změně kontaktní osoby vytisknout, podepsat a poslat poštou na adresu: Finanční analytický úřad, P.O.BOX 675, Jindřišská 14, 111 21 Praha 1.
Co dělat, když nevím, jestli už nemám kontaktní osobu nahlášenou?
Toto se může snadno stát. Myslíte si, že jste v minulosti oznámení odeslali poštou a nejste si tím jistí. Doporučuji oznámit FAÚ znovu. Raději mějte kontaktní osobu nahlášenou dvakrát.
Co dělat, když jsem kontaktní osobu už nahlášenou mít měl a stále nemám?
Co nejdříve kontaktní osobu určete a oznamte to FAÚ. Raději to udělejte pozdě, než později. Ohlášení kontaktní osoby není důvodem pro zahájení kontroly.
Na závěr dodávám, že určení kontaktní osoby je skutečně snadnou záležitostí a její oznámení FAÚ také není nijak komplikované. Pokud byste však přesto narazili na nějakou překážku či nejasnost, neváhejte se obrátit na ARK ČR. Rádi vám pomůžeme.
Michal Pazdera
člen Dozorčí rady ARK ČR